Biznesivlast.ru

Бизнес и Власть
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Алгоритм заполнения личной карточки работника Т-2 – инструкция, бланк и образец оформления унифицированной формы

Личная карточка относится к категории первичных документов. Она оформляется сразу после того, как работодатель принимает гражданина на работу.

Благодаря данному виду личной документации у руководства компании появляется возможность вести четкий учет персонала фирмы.

В 2013 году вступили в силу изменения, согласно которым многие бумаги, являющиеся первичными, перестали иметь статус обязательных.

Личных карточек сотрудников изменения такого характера не коснулись. Они в обязательном порядке должны оформляться для каждого работника.

Пренебрегать оформлением личной документации нельзя. Отсутствие личных карточек работников является нарушением трудового законодательства.

Нужно ли вести журнал учета и регистрации личных карточек — читайте здесь.

Правила заполнения и ведения

Личная карточка состоит из 11 разделов, в каждом из которых отражается соответствующая информация.

Некоторые разделы заполняются при трудоустройстве, другие – в процессе осуществления профессиональной деятельности.

Согласно 65 статье ТК РФ, основанием для оформления личной карточки выступает ряд бумаг. Среди таковых нужно отметить следующие:

  • трудовой договор; ;
  • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность трудящегося; или другое документальное подтверждения трудового стажа сотрудника;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • военный билет (для граждан, подлежащих воинскому учету);
  • документы об образовании.

Для оформления личной карточки существует специально разработанная форма – Т-2. Следует учесть, что она обязательна к использованию в государственных организациях.

Руководители коммерческих предприятий вправе использовать в работе личные карточки, оформленные в соответствии с самостоятельно разработанными бланками.

Вне зависимости от того, по какому образцу оформляется личная карточка, в ней обязательно должна присутствовать информация о следующих моментах:

  • основные данные о работнике – инициалы, дата рождения, адрес места проживания, трудовой стаж, образование и т.п.;
  • данные о принадлежности к воинскому учету;
  • данные о производственных событиях – приеме на работу, переводе с одной должности на другую, повышении квалификации и т.д.

Документация личного характера хранится у руководства. Трудящийся при необходимости лишь расписывается в карточке, подтверждая тем самым достоверность внесенных в нее данных.

Минимум он оставляет в ней свою подпись 3 раза – при приеме на работу, при ознакомлении с записью о трудоустройстве в трудовой книжке и при расторжении трудовых отношений.

В процессе оформления личной карточки важно придерживаться определенных рекомендаций. Среди таковых необходимо отметить следующие:

фото-3

  • заполнение документа может осуществляться в письменном или электронном виде;
  • второй раздел документа заполняться только от руки;
  • для снижения вероятности быстрого изнашивания документа, оформлять личную карточку лучше на плотной бумаге или картоне.

В личной карточке не должно быть ошибок и исправлений.

При наличии таковых документ признается недействительным и подлежит повторному оформлению.

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Компании и предприниматели, государственные учреждения и органы власти, использующие наёмный труд, обязаны обеспечивать ему должное документальное оформление. Недостаточно подписать контракт с сотрудником, издать приказ и выдать подчинённому должностную инструкцию. Чтобы трудоустройство было полностью законным, требуется завести специальную карточку на каждого работника и указать в ней подробную личную и служебную информацию.

Данные карточки называются «личными» и ведутся по строго унифицированной форме Т-2.

Личная карточка работника по форме Т-2 помогает систематизировать имеющуюся информацию о человеке, а значит упрощает кадровый учёт и повышает безопасность организации. Заполнение избавит работодателя от нелегальных иностранцев в штате, специалистов без нужной квалификации и других потенциальных кадровых проблем.

Читать еще:  Изъятие ребенка из семьи органами опеки

Законодательные нормы и требования представлены:

  • в Постановлении Правительства «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года №225;
  • в Постановлении Правительства РФ от 27.11.2006 №719 «Об утверждении Положения о воинском учете» (для ведения воинского учёта в государственных и коммерческих организациях).

Данные в Т-2 весьма подробно характеризуют сотрудника как со служебной, так и с социальной, личной стороны. Данные из неё могут стать базой для проверки специалиста службой безопасности компании. Это распространено в крупных коммерческих организациях, органах власти и банках. С точки зрения малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей, такой документ может показаться необязательным, ненужным. Однако альтернативы нет — за отсутствие карточек полагается штраф:

  • ИП и должностные лица — до 5 тысяч рублей;
  • организации — до 50 тысяч рублей.

Образец заполнения карточки т2

Правила заполнения карточки Т-2

Бланк формы Т-2 личной карточка работника — это несколько таблиц на 4-х страницах, где в 11 тематических разделах раскрываются персональные данные гражданина:

  • его имя;
  • возраст;
  • гражданство;
  • образование, специальность, должность;
  • семейное положение, члены семьи (близкие родственники);
  • реквизиты паспорта;
  • военная обязанность;
  • прием и переводы на новую работу;
  • аттестация;
  • повышение квалификации и профессиональная переподготовка;
  • почётные награды;
  • количество и продолжительность отпусков;
  • право на льготы;
  • дополнительная информация.

Последней строкой указывается дата увольнения (после издания соответствующего приказа).

Как правильно заполнять? Карточка посвящается одному специалисту, оформленному по трудовому договору. На тех, кто работает по ГПХ, заводить учётную карточку не требуется. Если человек уволился, а потом заново устроился в эту же организацию, заводят новый бланк (старый сразу отправляется в архив). Чтобы полностью заполнить Т-2 придётся найти данные в следующих документах:

  • трудовой договор;
  • приказ о назначении на должность;
  • паспорт;
  • трудовая книжка;
  • СНИЛС;
  • дипломы и аттестаты об образовании;
  • военный билет;
  • справки, подтверждающие права на льготы;
  • анкета или биография (необязательно).

Копии этих актов и свидетельств специалист предоставляет при трудоустройстве в организацию. Они будут хранится в его личном деле. Отсутствие хотя бы одного необходимого документа может быть причиной отказа работодателя подписать договор. Карточка начинает заполняться в первые дни после вступления специалиста в должность и постепенно пополняется нужными сведениями. Рекомендуется не затягивать оформление Т-2: форма весьма простая, а за её отсутствие полагается штраф.

Правила заполнения допускают несколько вариантов оформления документа. Можно писать от руки или заполнять часть строк на компьютере. Заполнить карточку на компьютере на 100% не получится: часть информации нужно будет добавлять по ходу работы. Например, сведения о переводах на новую должность, наградах и профессиональной переподготовке. Да и хранится карточка только в бумажном виде.

Личная карточка по форме Т-2

Особенности использования

Форма унифицированная, Т2 заполняется для сотрудников большинства компаний, есть еще формы Т2 ГС для муниципальных и государственных учреждений, Т4 для научно-педагогических и научных учреждений. Существует возможность самостоятельной разработки учетной карточки, но только в соответствии с нормами, установленными законодательством.

Все они должны быть обязательно распечатаны типографским способом на специальной бумаге. Внесения данных осуществляется на основе следующих документов:

  • приказ о приеме на работу;
  • личные документы;
  • трудовая книжка;
  • код ИНН, СНИЛС;
  • военный билет (при наличии);
  • диплом.
Читать еще:  Как открыть счёт в зарубежном банке

Во время заполнения используется специальное кодирование, при это существуют следующие требования, установленные законодательством:

  • форма будет считаться испорченной, если кодирование выполнено с ошибками или имеются записи, не относящиеся к общим данным;
  • кодируемая область остается пустой, если для ее заполнения нет данных – слова «нет», «не имею» и прочие не записываются;
  • во время записи дат названия месяцев и год указываются полностью;
  • на предприятиях, которые не ввели АСУ кадровой деятельности, разрешается не кодировать реквизиты.

Можно ли вести личную карточку выдачи учета выдачи СИЗ в электронном виде?

В связи с повсеместным внедрением цифровых технологий, «бумажный вариант» заполнения карточки устаревает, поэтому в 2010 году Приказ №290н был дополнен следующим пунктом:

«Работодатель вправе вести учет выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника».

Образец заполнения унифицированной формы Т-2

В шапке бланка Т-2 необходимо заполнить наименование организации, код по ОКУД, ОКПО. Далее – заполнить таблицу:

  • дату составления личной карточки;
  • табельный номер работника;
  • ИНН работника;
  • номер СНИЛС;
  • алфавит (первая буква фамилии работника);
  • характер работы;
  • вид работы;
  • пол работника.

Основная часть карточки состоит из 11 разделов. В разделе I вам необходимо заполнить общие сведения о сотруднике:

  • трудовой договор (номер, дата);
  • ФИО работника;
  • место его рождения;
  • гражданство;
  • знание иностранного языка;
  • образование сотрудника;
  • профессия;
  • стаж работы;
  • состоит ли в браке;
  • состав семьи;
  • данные паспорта;
  • адрес места проживания (прописка и фактический адрес проживания).

Данная форма была утверждена очередным постановлением Государственного Комитета Статистики Российской Федерации под N 1 от 05.01.2004 года “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

На практике её заполняет один из работников отдела кадров предприятия, на котором трудится сотрудник. Т.е. её заполняют на работника принятого на службу согласно приказа (или распоряжения) о приёме на работу по формам Т-1 или N Т-1a.

Предлагаем опытную помощь высококвалифицированных бухгалтеров в режиме Онлайн:

Бухгалтерские услуги в режиме онлайн

Хотите узнать больше? Просто нажмите на картинку

Документы необходимые при заполнении личной карточки работника по форме Т-2:

  • непосредственно сам приказ о зачислении на работу (или Трудовой Договор);
  • паспорт гражданина РФ работника (или другой документ, который подтверждает его личность);
  • трудовая книжка сотрудника ( или какой-либо другой документ подтверждающий его трудовой стаж);
  • СНИЛС (страховое свидетельство обязательного государственного пенсионного страхования);
  • свидетельство о нахождении на учете в налоговых органах;
  • для военнообязанных лиц и лиц, которые подлежат призыву в ВС – военный билет;
  • документы о получении образования, другие имеющиеся документы, которые могут свидетельствовать о присвоенной квалификации;
  • собственноручно представленные сведения работником.

В соответствии с ныне действующим законодательством, могут потребовать предоставление дополнительных документов. В основном это могут попросить в случаях особой специфики работы.

Предлагаем Вашему вниманию небольшое видео с советами на тему “Как нужно правильно заполнять эту форму. Некоторые особенности её заполнения. Образец оформления.”:

Читать еще:  Коллективная жалоба на руководителя

Типовые формы бланков личной карточки сотрудников

Личная карточка каждого работника – это такая унифицированная форма, которой содержаться все сведения о работниках компании. Не “Личное дело”, но тоже документ, который может нам рассказать о человеке. Только тут одни сухие факты. Никаких характеристик, отзывов коллег по работе.

Если на Вашем предприятие на рабочих заводят “Личные дела”, то этот документ можно подложить. Оба будут в одном месте. Очень удобно и практично. Но есть одно НО. Законодательством не установлен какой-либо определенный порядок расположения личных карточек работников, поэтому Вы можете самостоятельно принять решение о месте для их хранения.

Мы же рекомендуем Вам хранить их отдельно. Это связано с тем, что Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности, который утвержден приказом Минкультуры РФ за № 558 от 25.08.2010 года, признаёт личное дело и личную карточку разными видами документов.

Документооборот на предприятии

Если на Вашем предприятии не велись такие документы, то стоит их обязательно завести. оформлять нужно только текущей датой. Не ранее. Предусмотрена ответственность за нарушение законодательства. Будет лучше всего завести в срочном порядке. Проверки, как всегда, могут нагрянуть неожиданно. Ну а если мы исправили все упущения, то наказание будет невозможным.

Личная карточка работника – документ, который заводит кадровая служба на каждого сотрудника при оформлении его на работу и продолжает вести весь период его трудовой деятельности на данном предприятии. Хранят её 75 лет.

При передаче Т-2 в архив на хранение – бланки систематизируют, подшивают по годам в которые сотрудники были уволены. Ну а внутри этих годов уже можно расставить по алфавиту. Сначала фамилии, потом имена и отчества работников. При очень больших количествах сотрудников, а также когда происходит превышение лимитов объёма таких дел в течение года (должно быть не больше чем 250 листов в одном), можно провести разделение карт по томам. При этом толщина тома не должна превышать 4-х сантиметров (вместе с переплетом).

личное вручение самому добросовестному сотруднику

Скачать типовой бланк “Личной карты работника” (по форме т 2), а также образец её заполнения в разных форматах, Вы сможете по ссылкам, которые расположены в самом низу этой страницы.

Ссылка на скачивание бланка “Личная карты работника” (форма Т-2) в формате “Word”:

Скачать документ в формате “Excel”, Вы сможете пройдясь по этой ссылке:

Если кому-то удобно работать с форматом “PDF”, то можно скачать этот файл. Для работы в нём у Вас должна быть установлена программа Adobe Acrobat Reader:

Ссылка на файл с заполненным образцом бланка (пример заполнения формы):

Уверены, что наша сегодняшняя статья, пригодится Вам в своей ежедневной работе!

Порядок подписания формы МБ-6

Распечатанный экземпляр документа подписывается конкретным работником лично. Указывается его личные данные, согласно паспорта, а также должность. Подписание указанного документа по доверенности не допускается.

Образец Личная карточка учета выдачи СИЗ. (Форма МБ-6)

Вы можете скачать образец в любом удобном вам формате: pdf, doc, png а также распечатать для дальнейшего заполнения.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector