Biznesivlast.ru

Бизнес и Власть
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Где должны храниться договоры организации? Бухгалтерия VS Юристы

Где должны храниться договоры организации? Бухгалтерия VS Юристы

Часто на предприятиях идет война бухгалтерии с юристами, где должны храниться договоры и кто ведет реестр договоров.

У кого (где) и почему должны храниться договоры организации? У юристов или бухгалтерии?

Кто должен вести реестр договоров?

Меняется ли мнение, если на предприятии электронный документооборот?

Прошу высказываться аргументировано, что бы каждый юрисконсульт мог обосновать в своей организации определенную позицию.

  • 27633
  • рейтинг

Обеспечение обязательств: изменение законодательства и судебная практика

Обеспечение обязательств: изменение законодательства и судебная практика

Закон №44-ФЗ и №223-ФЗ о закупках

Закон №44-ФЗ и №223-ФЗ о закупках

Введение в правовую систему Англии / Introduction to English Legal System

Введение в правовую систему Англии / Introduction to English Legal System

Виды документов договоров

Для начала надо определиться с требованиями к договорным документам и сделать классификацию видов договоров. В большинстве случаев договорные документы можно объединить в следующие группы:

  • Доходные договоры,
  • Затратные договоры,
  • Дополнительные соглашения к договорам,
  • Соглашения,
  • Сопроводительные документы к договорам.

В настройках вида договора должен быть обязательно проставлен параметр «Является договором». Только тогда 1С:Документооборот будет считать данный документ договором.

При установке флага «Является договором» принудительно будут установлены следующие настройки:

использовать подписание должностным лицом — делает доступным для документа состояния Подписан / Отклонен и процесс «Подписание» (до релиза 2.1.7 и 2.1.8 использовался процесс «Утверждение»), а также появляются реквизиты подписания (кто подписывал, результат подписания, дата);
вести учет по организациям — позволяет выбрать нашу организацию (в карточке договора организацию нужно выбирать на табличной части Стороны);
вести учет сторон — позволяет выбрать контрагента с кем заключается договор, при этом можно выбрать несколько контрагентов (до релиза 2.1.7 принудительно устанавливалась настройка вести учет по контрагентам);
варианта подписания устанавливается в состояние «Мы и контрагенты»;
учитывать срок действия — добавляет реквизиты С, По, Бессрочный и Вариант продления на карточку договора;
учитывать сумму документа — включает в карточке поля Сумма, Валюта и В т.ч. НДС,
учитывать недействующие документы — позволяет расторгнуть договор. В карточке документа появляется флаг «Расторгнут» и ссылка на документ, который делает его не действующим.

Полезным для договора будет включить настройки «Обязателен файл скан-копии оригинала» и «Обязательно указание ответственного».

Назначение

Журнал регистрации контрактов и договоров по 44-ФЗ — отчетный документ для учета дел организации.

Законом не регламентировано составление этого документа и его необходимость, но он нужен для систематизации и контроля действий организации.

С его помощью фиксируются планируемые или заключенные тендеры, в которых организация собирается принимать или принимала участие, что позволяет систематизировать сведения и вести документооборот, а также составлять отчетность по внутренним делам организации и иметь базу контрактов.

Организация вправе разработать собственный порядок ведения отчетности по заключаемым контактам внутри системы, поэтому форма такого реестра может быть произвольной.

Разработка журнала договоров зависит от типа деятельности предприятия, отдельный реестр необходим для проводимых тендеров или закупок, в которых принимается участие.

Журнал регистрации — внутренний документ компании, но реестр договоров в ЕИС — обязательный для заполнения реестр, ведение и заполнение которого четко регламентировано требованиями 44-ФЗ.

Переход на ЭДО: сроки

Для продавцов большинства маркированных товаров — с 2022 года. Правительство разрешило сообщать о движении таких товаров напрямую через сайт «Честного знака». Но с 1 января 2022-го это будет запрещено — магазины должны будут работать с операторами ЭДО. Это касается тех, кто продает: Сроки перехода в постановлении правительства РФ

  • табачную продукцию,
  • обувь,
  • одежду и белье,
  • автошины,
  • духи,
  • фототехнику.

Магазины, которые торгуют молочными продуктами, переходят на ЭДО с сентября 2022-го.

Для продавцов бутилированной воды, пива, велосипедов и инвалидных кресел срок перехода на обязательный ЭДО пока не определен.

Для остальных магазинов — с 2024-го. ЭДО обязателен пока только для тех, кто торгует маркированными товарами. Но к 2024 году налоговая служба планирует перевести на электронный документооборот весь российский бизнес. Глава ФНС о проекте перевода бизнеса на ЭДО

Как сэкономить при переходе на электронные договора

С помощью электронного документооборота контрагенты чаще всего обмениваются счетами-фактурами и другими первичными документами. Но первостепенную важность в любой сделке имеет обмен договорами.

Можно ли обмениваться договорами в электронном виде и будет ли договор иметь юридическую силу?

Обратимся к действующему законодательству. П.2 ст.434 ГК РФ разрешает заключать договора в электронном виде: «Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору» .

Читать еще:  Договор займа между физическими лицами нужно ли заверять нотариально

С 1 июня 2015 года вступили поправки к этой статье, утвержденные п.п. «а» п. 78 ст. 1 Федерального Закона от 08.03.2015 №42. Она стала более «современной» и внесла новое понятие «Электронный документ, передаваемый по каналам связи», то есть информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Поскольку речь идет об электронной форме, то и подписывать такой договор надо электронной подписью.

Ст. 6 ФЗ № 63 «Об электронной подписи» говорит, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Это не распространяется на те случаи, когда в законодательстве прямо указана необходимость составлять документы на бумаге.

Простая и неквалифицированная ЭП тоже может быть использована, но только при наличии соглашения между сторонами о признании этой ЭП.

Таким образом, использование ЭП установлено ФЗ № 63, а заключение договора в электронном виде указано в ст. 434 ГК РФ, то есть договор в электронном виде имеют юридическую силу.

Как передавать электронные договора?

Отправлять договор в электронном виде можно напрямую, например, через электронную почту, а можно через операторов электронного документооборота.

Не смотря на то, договора через электронную почту заключаются часто, не все доверяют такому способу. Обмен через оператора ЭДО гарантирует доставку вашего документа, и при необходимости оператор выступит третьим лицом, в споре между контрагентами по факту подписания и отправки договора.

Как технически организовать подписание и передачу договора в электронном виде?

Для пользователей программы 1С существует сервис 1С-ЭДО, который позволяет непосредственно из программы 1С подписывать, отправлять и принимать в электронном виде не только первичные документы, но и договора.

Для этой цели предназначен отдельный вид данных — произвольный электронный документ. Он является аналогом обычного электронного письма и позволяет заполнить сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, установить электронную подпись и направить документ в адрес получателя прямо в программе 1С.

Обмен произвольными электронными документами может осуществляться как через оператора ЭДО так и напрямую между контрагентами в зависимости от профиля настроек ЭДО.

3800101_04.png

3800101_06.png

И еще несколько преимуществ электронного документооборота:

1. Повышение скорости работы при переходе на ЭДО. Сотрудникам не нужно лично везти документы из офиса в офис – это время они могут посвятить выполнению своих профессиональных задач.

2. Снижение рисков за счет использование электронной подписи, которую невозможно подделать в отличие от собственноручной, а также гарантии, которые появляются у вас при передаче договоров через операторов ЭДО.

3. Снижение расходов на подготовку, хранение и отправку бумажных документов до 80%.

Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен финансовыми и юридическими документами в электронном виде. Но это не то же самое, что сканированная копия, отправленная на email.

Электронный документ — это файл, подписанный специальной электронной подписью. Его передают по безопасным каналам связи. Перехватить или подделать такой документ также сложно, как взломать банк. К тому же электронная подпись (ЭЦП), которой подписывают документ, подтверждает, что его содержимое не менялось.

Чтобы создать электронный документ, нужно оформить ЭЦП и заключить договор с оператором ЭДО — это компания, которая обеспечивает юридически значимый документооборот. Как перейти на ЭДО, расскажем в следующей статье. Подпишитесь на обновления, чтобы не пропустить актуальную информацию.
Контрагенты могут беспрепятственно обмениваться документами, даже если они пользуются услугами разных операторов ЭДО. Но лучше выбрать оператора федерального уровня, который работает по всей стране.
Электронный документ имеет такую же юридическую силу, как бумажный с печатью и подписью. Он считается юридически значимым — его необходим для участия в тендере, при сдаче отчетности в налоговую или отправке платежки в банк. ЭДО подходит для обмена первичными документами с контрагентами. Если компания перешла на электронный документооборот, не нужно передавать контрагенту бумажный оригинал.

Читать еще:  Какие документы нужны для устройства на работу

Когда бизнес обязан применять ЭДО для взаимодействия с государством

Отправить бухгалтерский баланс в ФНС. Годовую бухгалтерскую отчетность с 2021 года все организации обязаны сдавать в электронном виде. Раньше делали исключение для компаний, относящихся к малому бизнесу — они могли сдать бумажную версию. Сейчас бумажный отчет не примут.

Сдать налоговую отчетность в ФНС. Компании и ИП, у которых в штате более 100 сотрудников, обязаны сдавать всю налоговую отчетность через оператора ЭДО — любые декларации нужно отправлять только в электронном виде.
Аналогичное требование распространяется на крупнейших налогоплательщиков — это компании с выручкой от 35 млрд. рублей, любые кредитные или страховые организации, брокеры. Все они обязаны сдавать декларации только в системе ЭДО. Распечатанную отчетность у них не примут.

  • применяет общую систему налогообложения;
  • платит НДС как налоговый агент по своим сделкам с иностранным поставщиком либо при аренде муниципального имущества;
  • выставляет счета-фактуры клиентам или получает счета-фактуры за посредническую деятельность.

Отчитаться за работников перед Пенсионным Фондом и ФСС. Если в компании больше 25 наемных сотрудников — отчетность в ПФР сдают в электронном виде. Это касается форм СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, СЗВ-ТД, ДСВ-3 со сведениями о работниках. Компании, у которых меньше 25 сотрудников, могут сдавать бумажный вариант отчетности.
Аналогичная ситуация с формой 4-ФСС, которую работодатели подают в Фонд соцстрахования: если в компании работает более 25 человек — отчет отправляют в электронном виде, если меньше — можно подать бумажный вариант.

Отчитаться в Росстате. В 2021 году статистическую отчетность последний раз можно подать в бумажном виде. С 2022 года в Росстат нужно отправлять только электронные документы. Это касается компаний и ИП, которые попадают под сплошное и выборочное статистическое наблюдение. На сайте Росстата по ИНН можно уточнить, какую статотчетность нужно подать и в какие сроки.

Кто обязан применять ЭДО для работы с контрагентами

Участники госзакупок. С апреля 2021 года участники торгов могут обмениваться только электронными документами. Требование распространяется на подключение к торговой площадке и на взаимодействие между заказчиками и исполнителями.

Производители и продавцы обуви, одежды, табака и других маркированных товаров. Чтобы торговать маркированной продукцией, необходимо подключиться к системе «Честный знак». Все контрагенты, которые есть в цепочке от производителя до магазина, обязаны обмениваться документами через эту систему.

Производители и продавцы алкоголя. Если компания производит или торгует алкогольными напитками, она обязана подключиться к ЕГАИС и в системе обмениваться документами с контрагентами.

Поставщики и продавцы фермерских продуктов, которые подлежат ветконтролю. Продавцам сельхозпродукции необходимо зарегистрироваться в системе «Меркурий» и через нее оформлять сопроводительные документы. Например, ветеринар выдает заключение, выписывает справку и свидетельство только в электронном виде. Контрагенты получают документы на партию сельхозпродукции по системе ЭДО.

Продавцы импортных холодильников, детских автокресел и других прослеживаемых товаров. В России утвержден список товаров, которые должны прослеживаться с момента пересечения границы РФ. Например, в него включены холодильники, стиральные машины, мониторы, детские коляски, а также промышленное оборудование: холодильные и морозильные установки, тепловые насосы, автопогрузчики, бульдозеры, экскаваторы.
Контрагенты оформляют счета-фактуры на зарубежные поставки этих товаров и обмениваются документами только через систему ЭДО.

Какими преимуществами обладает ЭДО

Помогает не отстать от рынка. Чтобы бизнес был прозрачным, государство постепенно переводит его на ЭДО. По данным СКБ «Контур», уже треть российских компаний использует электронный документооборот. Причем крупный бизнес охвачен на 50–70%, а малый и средний — только на 5–12%.

Экономит ресурсы. При отказе от бумажного документооборота в разы сокращается стоимость подготовки, пересылки и хранения документов. Предприниматели отмечают, что у них снижаются затраты на расходные материалы для оргтехники, почтовые и курьерские услуги, организацию систем хранения архивов. Вместо расходов на бумагу и заправку картриджа, достаточно раз в год оформить электронную подпись и оплатить подключение к системе ЭДО.

Уменьшает трудозатраты. Не нужно тратить время на распечатку, подпись, отправку, отслеживание и обратное получение документов. За несколько секунд документ с электронной подписью доставляется в любую точку мира.

Читать еще:  Как отказаться от страховки после получения кредита?

Защищает данные. Утечка конфиденциальной информации обычно происходит, когда бумажные документы выходят за пределы организации.

При ЭДО невозможно потерять оригиналы документов. К тому же можно ограничить доступ к конфиденциальной информации и коммерческим тайнам — содержимое документа может посмотреть только доверенный сотрудник.

Операторы ЭДО гарантируют защиту обрабатываемой информации и несут за это юридическую ответственность. Данные всегда хранятся в зашифрованном виде, поэтому содержимое невозможно прочесть или скопировать, даже если систему ЭДО взломают или произойдет технический сбой.

Помогает развивать бизнес. Применять ЭДО стоит не только ради экономии или по требованию контрагентов, но и для развития собственной компании.
Если бизнес переходит на электронный документооборот, он автоматизирует обработку и хранение информации. Сотрудникам легче собирать и анализировать сведения, проще находить информацию о клиентах и сделках, а руководству — принимать эффективные управленческие решения.

Проверьте, нужен ли ЭДО вашему бизнесу

Для работы с госслужбами

1. Налоговая отчетность в ФНС — Все юрлица
2. Налоговая декларация по любому налогу -Юрлица и ИП со штатом от 100 работников
3. Декларация по НДС — Юрлица и ИП — плательщики НДС
4. Расчет страховых взносов за работников — Юрлица и ИП, у которых 10 и больше сотрудников
5. Отчет в ПФР и ФСС — Юрлица и ИП, у которых 25 и больше сотрудников
6. Отчет в Росстат — Все юрлица и ИП

Для работы с контрагентами

1. Участники электронных торгов — Обязательно для заказчика и исполнителя
2. Производители и продавцы маркированных товаров — Обязательная регистрация в системе «Честный знак»
3. Производители и продавцы алкогольной продукции — Обязательная регистрация в ЕГАИС
4. Фермеры и продавцы фермерской продукции, подлежащей ветеринарному контролю — Обязательная регистрация в системе «Меркурий»
5. Продавцы импортных прослеживаемых товаров — Обязательная регистрация в национальной системе прослеживаемости товаров

Учет договоров в Excel с напоминаниями

Чтобы в будущем можно было пользоваться фильтрами, вводимые данные необходимо нормировать. Например, чтобы в одной строке не ввели ООО «Сириус», а в другой — Сириус ООО. В 1С это делается справочниками, в Excel есть функция — Проверка данных.
Заводим листы с нашей нормативно-справочной информацией:
Виды договоров (с покупателем, поставщиком, прочее)
Контрагенты (здесь будут заноситься наши контрагенты)
Далее выделяем столбец D, идем в меню Данные — Проверка данных. На вкладке параметры выбираем Тип данных — Список, указываем диапазон-источник (лист Виды договоров).
Проверка данных ExcelПроверка данных Excel
Аналогично поступаем с контрагентами, проверяем, что выбрать можно только имеющийся элемент:
Выбор значения из выпадающего списка ExcelВыбор значения из выпадающего списка Excel

Цветовое выделение просроченных договоров

Здесь на помощь приходит Условное форматирование. Выделяем наш реестр договоров целиком, идем в раздел Условное форматирование — Управление правилами.
Условное форматированиеУсловное форматирование
Создаем новое правило, выбираем тип правила как на рисунке.
Условие выделения цветом просроченных договоровУсловие выделения цветом просроченных договоров
Указываем диапазон (весь регистр договоров), задаем формулу

В том случае, когда разница между текущей датой и датой окончания договора составит более 1 дня, будет выполняться условие для условного форматирования.
В формате выбираем кирпичный цвет фона для подсветки просроченных договоров
Правило форматирования по просрочкеПравило форматирования по просрочке

Текущий статус договора

Идем в ячейку А2 и вводим формулу:

Работает по такому же принципу, если дата окончания договора больше текущей хоть на 1 день, выводится сообщение «Договор истек».
Копируем формулу на другие ячейки столбца А, вводим данные, убеждаемся, что все работает.
Учет договоров в Excel с напоминаниямиУчет договоров в Excel с напоминаниями
Итак, просроченные договоры у нас будут подсвечиваться кирпичным цветом, в первом столбце будет выводится надпись «Договор истек«.

Получившийся файл можно скачать по ссылке.

Учет договоров в 1С

Для этой цели подойдут различные конфигурации, приведем пример самой распространенной и специализированной

1С:Бухгалтерия 8

Если Вы уже пользуетесь 1С:Бухгалтерия 8, справочник «Договоры» прекрасно справится с функцией системы учета договоров.

  • прикреплять сканы,
  • печатать договор по шаблону,
  • контролировать возврат оригиналов.

1С:Договоры 8

Отдельный специализированный продукт, подробное описание и стоимость можно посмотреть здесь

Если статья оказалась полезной, поддержите авторов, оставляйте комментарии, поделитесь ссылкой с друзьями в соц. сетях.
Поделиться в соцсетяхПоделиться в соцсетях

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector