Biznesivlast.ru

Бизнес и Власть
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Унифицированная форма Т-10 (командировочное удостоверение)

Унифицированная форма Т-10 (командировочное удостоверение)

Командировочный лист (командировочное удостоверение) выдается сотруднику, направляемому в поездку с целью исполнения служебных обязанностей.
Заполняется удостоверение на унифицированном бланке по форме Т-10 (Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004). При этом действующее законодательство позволяет работодателю составить форму командировочного листа самостоятельно, включив в него необходимые пункты и положения. В данном случае разработанный формат необходимо закрепить в учетной политике и иных локальных нормативно-правовых актах организации.

Кто оформляет командировочное удостоверение?

Сопровождающие бумаги командируемого сотрудника должен оформлять работник кадровой службы либо иное лицо, назначенное приказом руководителя организации по работе с кадрами. Заполняется командировочное удостоверение на основании распоряжения направляющего работника в служебный разъезд.

Одновременно с удостоверением составляется бланк служебного задания. В нем содержатся сведения о том, что конкретно должен выполнить командируемый в период поездки и результат (отчет о выполненном поручении). Этот бланк также вышел из списка обязательных, но может быть составлен на усмотрение руководства компании.

Форма и структура командировочного удостоверения

Удостоверение может выглядеть в виде книжки или простого бланка. Организации сами выбирают нужный формат. Если один и тот же сотрудник постоянно ездит в командировки, то ему выдают документ многоразового использования в виде книжки (унифицированная форма Т-10).

Если поездки случают очень редко, то бланк распечатывается на простой бумаге по форме, утвержденной руководством.

  • данные о предприятии (наименование, коды ОКУД, ОКПО);
  • номер внутренней регистрации (по бухучету);
  • дату выдачи;
  • Ф. И. О. сотрудника, его должность;
  • место поездки (название компании);
  • цель поездки;
  • на какой срок отправляется;
  • номер паспорта;
  • подпись и печать отправляющего директора.

В бланке принимающая сторона так же должна отметить время прибытия и отъезда командировочного. Данные скрепляются подписью и печатью.

Как оформляется документ

Несмотря на то, что сейчас удостоверение потеряло свою актуальность, для ведения бухгалтерского учета командировочных расходов, в некоторых организациях создают свой бланк, куда вносят нужные данные. Позже, на их основании списываются суточные. Но чаще всего используют старый образец (Т-10).

Образец заполнения удостоверения.

Оформление командировочного удостоверения происходит в следующем порядке:

  1. Руководитель издает приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9), по которому определенный сотрудник наделяется полномочиями, для поездки по деловым вопросам, в другую компанию, находящуюся за пределами города. В распоряжении указывается цель поездки и действия сотрудника, которые ждет от него руководство.
  2. На основании приказа Отдел кадров заполняет командировочное удостоверение.
  3. Дополнительно к удостоверению может прилагаться «Служебное задание», которое может быть дополнено еще одним документом – доверенностью. Служебное задание подписывается, например, начальником цеха, а после идет на утверждение к руководству. Дополнительно выдается второй экземпляр договоренности двух компаний с содержанием приблизительно такого перечня обязанностей сторон:
  • перечень объема работ;
  • график работ. Тут вы узнаете, что такое скользящий график работы;
  • требования к обеспечению необходимыми материалами или инструментами своего представителя;
  • режим работы;
  • доступ к нужной информации и другие действия со стороны принимающей в оказании всяческой помощи. Кроме этого, руководитель заранее обговаривает условия с принимающей стороной.
  1. По приезду, командировочный должен составить отчет о выполнении служебного задания.
  2. Начальник цеха подписывает отчет.
  3. После этого, командировочное удостоверение, отчет о командировке и авансовый отчет по форме №АО-1 сотрудник, который был в поездке, несет в бухгалтерию.
  4. Со стороны бухгалтерии проводятся подсчеты суточных и выделяются средства на приобретение билета, бронирование номера в гостинице по безналичному расчету. Очень часто, командировочным выдаются наличные, и они сами снимают квартиру у частных лиц, чтобы сократить расходы компании. Если билеты и гостиницу оплачивает наличными уезжающий сотрудник, то, по приезду, он должен отнести все документы по расходам, квитанции и билеты в бухгалтерию вместе с отчетами.
Читать еще:  Как написать докладную на сотрудника за оскорбление на работе

Основные ошибки при заполнении

Если компания решила, что ей необходимо выдавать командировочные удостоверения, то и заполнять их нужно правильно. На бланке недопустимы:

  • исправления и помарки;
  • неточности в кодах;
  • ошибки в наименовании организаций (всех);
  • даты выезда, прибытия, отъезда и прибытия домой должны соответствовать сумме дней в командировке. Подсчет времени в пути считается или нет в количестве командировочных дней? Если, по усмотрению руководства, расчет чистого пребывания на объекте оплачивается по одному тарифу, а время в пути по другому, то в датах должна быть абсолютная точность и ясность;
  • подпись руководителя должна быть расшифрована;
  • печать должна быть четкой и ясно прочитываться. Может ли ИП работать без печати – читайте здесь.

Командировочное удостоверение: образец заполнения формы Т-10

Рассмотрим, как правильно заполняется форма командировочного удостоверения.

Лицевая сторона

Оформление бланка начинается с указания полного либо сокращенного названия компании, и в графе справа — кода в справочнике ОКПО.

командировочное удостоверение

Далее в следующие графы записывается очередной номер удостоверения, а также дата его заполнения. Под этим номером документ необходимо также зарегистрировать в журнале, если его ведение предусмотрено действующими локальными актами.

Следующем этапом записываются полные Ф.И.О. сотрудника, его номер согласно табелю, занимаемая должность и наименование подразделения, где он работает.

Командировочное удостоверение - как правильно заполнить

После этого следуют графы, в которые записывается информация о принимающей стороне. Обычно, здесь записываются название страны, города, а также компании, в которую едет работник. Если наименование фирмы на момент поездки неизвестно (к примеру, поездка производится с целью поиска новых клиентов), то можно указать только страну и город.

На основании данных, которые внесены в приказ на командировку, либо в служебное задание, в документе указывается цель поездки, количество дней, отводящихся на поездку, а также даты ее начала и завершения.

Командировочное удостоверение - как правильно заполнить

Форма Т-10 обязательно должна содержать сведения о документе, подтверждающем личность — его серию, номер, место выдачи.

Читать еще:  Кто такой финансовый управляющий при банкротстве физических лиц?

Полностью оформленный документ подписывает руководитель компании, а также здесь ставится фирменная печать, если она используется.

Оборотная сторона

Ниже, либо на оборотной стороне бланка, располагаются графы, где принимающая организация должна проставить отметки о прибытии и выбытии командируемого. При этом должны быть указаны город, дата приезда либо отъезда, а также должность и личные сведения о сотруднике, который проставил отметку. Если компания использует печать, то на документе также нужно проставить ее оттиск. Оттиск должен быть четким и хорошо читаемым.

Командировочное удостоверение - как правильно заполнить

Если у работника несколько мест командировки, то при проставлении отметок принимающих компаний необходимо соблюдать последовательность записей, чтобы в дальнейшем можно было проследить цепочку прибытий и отправлений.

Командировочное удостоверение образец заполнения

Удостоверению присваивается очередной номер по порядку и проставляется дата его составления. Данный документ должен быть отражен в журнале регистрации. Далее ответственное лицо должно вписать в документ табельный номер работника, его личные данные, должность и наименование структурного подразделения, в котором он числится.

Ниже заполняются данные о месте командирования: страна, город, название принимающей фирмы. В документе необходимо указать цель командировки, продолжительность, точные даты начала и окончания служебной поездки. Так как командировочное удостоверение действительно только при предъявлении подтверждающего документа, то в нем нужно заполнять его наименование и реквизиты. Данной бланк должен быть подписан руководителем предприятия с расшифровкой его должности и Ф.И.О. Его необходимо заверить печатью фирмы.

С обратной стороны документа (типографский бланк) или в нижней части делаются отметки о выбытии и прибытии работника. Они должны содержать название города, точную дату выбытия (прибытия), должность, подпись и расшифровку личных данных ответственных за их оформление лиц.

Данные записи должны быть заверены соответствующими печатями фирмы. Полученный оттиск должен быть четким, чтобы его можно было рассмотреть и прочитать название организации.

Какие документы потребуются от работника?

Чтобы отчитаться о результатах командировки и израсходованных средствах, работнику необходимо подготовить:

  • «Краткий отчет» (описываются результаты выполнения служебного задания) –сдается руководству на подпись;
  • Командировочное удостоверение с проставленными на месте прибытия датами приезда/отъезда и печатями (при его наличии) –сдается в бухгалтерию;
  • Служебное задание – сдается в бухгалтерию;
  • Авансовый отчет (отчет о потраченных деньгах на проезд и проживание, а также о прочих понесенных расходах) –сдается в бухгалтерию;
  • Подтверждающие документы (чеки, бумажные счета-фактуры и т.д.) –прикладываются к авансовому отчету и сдаются в бухгалтерию.

За суточные подтверждающие документы прикладывать не требуется, если они в рамках 6 (8) МРП. Т.е. нет необходимости собирать чеки за поездки в такси, автобусные билеты, чеки за питание в кафе, комиссии банкоматов и т.д.

Полученные документы бухгалтерия берет за основу для расчета оплаты (работнику компенсируется обоснованный перерасход денег или рассчитывается сумма, которую нужно вернуть в кассу). Документы хранятся в архиве наравне с другой бухгалтерской документацией до 5 лет.

Читать еще:  Как составить брачный договор правильно

Работнику следует самостоятельно позаботиться о получении и сохранности документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание.

Если поездка на поезде, следует:

  • оформить в кассе или терминале вокзала «бумажный» билет и сохранить его;
  • сохранить электронный билет или документ, подтверждающий факт оплаты стоимости электронного билета (пп.1п.1 ст.244 НК РК).

При полете на самолете, даже если билет оплачивала организация с расчетного счета, следует сохранить посадочный талон.

При проживании в гостинице необходимо запросить счет-фактуру, выписанную на реквизиты работодателя (полные реквизиты следует заранее запросить в бухгалтерии, чтоб избежать ошибок). Особенно это касается командировок в местности, где отсутствует возможность выписки ЭСФ –в этом случае счет-фактуру следует запросить в бумажной форме.

Если для проживания арендуется квартира у частного лица, необходимо заключить договор и получить фискальный чек.

Отсутствие подтверждающих расходы документов повлечет необходимость компенсировать понесенные расходы за свой счет.

Сейчас нет необходимости оформлять командировочное удостоверение. Оформлять его или нет – решает сам работодатель. На его усмотрение – он может использовать унифицированную форму Т-10, которая применялась ранее, или же разработать свой бланк.

Вне зависимости от того, на каком бланке будет оформляться удостоверение, если администрация приняла решение о его использовании, его необходимо закрепить в локальном акте. К нему нужно приложить бланк.

Бланк удостоверения заполняется одинаково во всех случаях:

  • сведения о работодателе;
  • сведения о командированном;
  • данные о поездке – место назначения, даты отсутствия, название принимающей фирмы.

Если не оформлять удостоверение, то подтвердить факт служебной поездки можно различными документами, например:

  • проездными – на поезд, самолёт, автобус;
  • чеками, квитанциями за бензин;
  • платёжными документами за гостиницу;
  • договором о найме жилого помещениями – договор аренды квартиры, комнаты в квартире, дома или его части;
  • штампами в заграничном паспорте;
  • служебной запиской;
  • иными документами.

Принимающие организации могут не заполнять обратную сторону удостоверения. Если они не используют данный документ в своём делопроизводстве, то они могут и не заполнять удостоверение у приехавшего сотрудника. Это не нарушение! Все документы, подтверждающие расходы, должны быть правильно оформлены. Они являются основанием для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль и единому «упрощённому» налогу.

Если будут нарушения, то ФНС не примет эти документы для вычета, и работодателю насчитают дополнительные суммы к уплате, плюс штрафы и пени. Все документы прикладываются к авансовому отчёту. В этом документе прописываются все траты, которые были у работника в командировке, и которые имеют отношение к выполнению служебных обязанностей в другой местности.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector