Biznesivlast.ru

Бизнес и Власть
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

8 правил формирования кадрового делопроизводства

Чтобы данный процесс качественно выполнялся необходимо:

  • Заполнять документы с учетом всех правил;
  • Грамотно и удобно их хранить;
  • Своевременно корректировать информацию;
  • Вести номенклатуру;
  • В срок уничтожать

Качественное ведение дел очень важно, если учитывать, что каждый документ с юридической точки зрения имеет вес, так как он может выступать основанием для признания профнепригодности работника или применение в его отношении дисциплинарного взыскания.

На основании производственных документов допустимо получить доказательства правонарушения или опровергнуть его наличие, они дают возможность разграничить работников и четко определить права и обязанности каждого.

Как вести кадровое делопроизводство в программе 1С вы можете посмотреть тут:

Законодательная база

Важно: основным законодательным актом, регулирующим вопросы формирования документов и управления ими, является Трудовой Кодекс.

Кроме этого для постановки грамотного документооборота необходимо знать:

  • ФЗ от 1995 года о правилах работы с персональными данными работников;
  • ФЗ № 98 с правилами о коммерческой тайне;
  • ФЗ № 181 с нормами об охране труда;
  • ГОСТом Р 6.30-2003, указывающим на стандарты формирования большинства документов;
  • Постановление о правилах заполнения трудовых книжек и Госкомстата от 2004 года.

Кто ведет документацию

Обычно кадровыми бумагами занимается отдел кадров, который в зависимости от масштабов фирмы может состоять из одного человека, тогда ему вменяются все процессы ведения документации или из нескольких – у каждого из них свои обязанности.

Если компания небольшая и руководитель не имеет возможности обеспечивать большой штат сотрудников, он может вменить данные обязанности секретарю.

Перечень обязательных и дополнительных кадровых документов

На любом предприятии набор кадровых документов зависит от многих факторов – вид деятельности организации, его масштабы и прочее, но существует стандартный перечень бумаг предприятия, которые всегда должны быть в наличии на производстве любого формата.

Обязательные кадровые бумаги:

  • Трудовые договора с сотрудниками, их книжки и личные карточки;
  • Документы, являющиеся основанием и доказательством приема на работу руководителя организации;
  • Табель учета рабочего времени. Тут вы узнаете, как составить журнал и табель учета рабочего времени;
  • Штатное расписание, условно обязательный акт;
  • Документы по предоставлению ежегодных оплачиваемых отпусков – приказ, график отпусков, расчетный лист и локальный акт, утверждающий его форму;
  • Правила трудового распорядка;
  • Положение о работе с персональными данными штата;
  • Документы воинского учета;
  • Бумаги с результатами специальной оценки условий труда;
  • Инструкции по безопасности труда. Здесь вы узнаете, как правильно вести на предприятии журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности;
  • Номенклатура дел;
  • Документы, на основании которых происходит уничтожение старых бумаг.

Кроме этого основными являются акты и положения, требуемые в определенных случаях:

  • На основании, которых происходят изменения условий контрактов;
  • Предназначенные для увольнения граждан или их привлечение к дисциплинарному взысканию;
  • Договоры о материальной ответственности и ученические;
  • Документы для оформления ученических отпусков;
  • Положения об аттестации, присвоении квалификационных разрядов, профессиональной подготовке и переподготовке кадров;
  • Документы относительно деления ежегодного отпуска, отзыва из него, его продления, замены компенсацией и предоставления неоплачиваемых дней;
  • Бумаги по предоставлению дополнительного отдыха по уходу за ребенком инвалидом или малолетним ребенком, декретного отпуска, для выплаты пособия при пополнении в семье;
  • Бумаги, указывающие на вариант работы в период декрета или при его прекращении с последующим выходом на работу;
  • Положения о коммерческой тайне, об оплате труда, о премировании, о предоставлении надбавки и компенсационных выплат;
  • Положения о ненормированном графике, сверхурочной работе, разделенном рабочем дне, сменном графике и прочих особенностях, относительно изменений рабочего графика;
  • Обязательства по прохождению медосмотра;
  • Документы о расследовании производственного несчастного случая, возникновения профзаболеваний;
  • Документы об учете мнения профсоюза и восстановлении в должности сотрудников.
Читать еще:  Как стать мировым судьей

Кроме основной документации существует рекомендованная или дополнительная:

  • Личные дела сотрудников;
  • Коллективный договор;
  • Должностные инструкции;
  • Положения о поощрениях, командировках, производственном совете;
  • Инструкция по кадровому делопроизводству;
  • Бумаги для определения улучшенных норм с целью выдачи СИЗ;
  • Документация для оформления передачи бумаг в архив.

Документы, которые разрабатываются одновременно с открытием компании

ведение кадрового делопроизводства

Существует перечень документов, которые необходимо разработать и ввести в действие с первого дня работы.

Приказом директора назначается лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства, на которое и возлагается обязанность по созданию начального пакета документации.

Как правило, на это же лицо возлагается ответственность за ведение и хранение бланков строгой отчетности и трудовых книжек сотрудников предприятия.

Важно определиться с этой миссией как можно раньше, ведь чтобы компания могла начать деятельность, нужно нанимать сотрудников и с самого начала, делать это необходимо правильно.

Чтобы подстраховать себя от неприятностей, всегда есть возможность посетить курсы кадрового делопроизводства с нуля, где профессиональные преподаватели введут в курс дела последних изменений в законодательстве по кадровой политике.

Одним из первых документов, которые разрабатывает кадровик, чтобы упорядочить кадровое делопроизводство, является инструкция по кадровому делопроизводству.

Этот документ призван регламентировать всю деятельность кадровой службы от постановки задач, до сдачи дел в архив, с подробным описанием прав, полномочий и ответственности всех сотрудников данной структуры.

банкротство

Как определить признаки банкротства у предприятия?
Аутсорсинг – функции, услуги, примеры.

В связи с необходимостью найма людей, появляются первые документы:

  1. внутренний трудовой распорядок,
  2. структура предприятия
  3. штатное расписание.

Разработка этих документов ведется совместно с лицами, управляющими развитием компании и финансистами, способными проанализировать необходимое количество сотрудников и предполагаемую заработную плату.

Внутренний трудовой распорядок – это локальный нормативный акт, отражающий схему работы предприятия в целом и отдельных структурных подразделений, в частности.

На него возможна ссылка в трудовом договоре, чтобы не дублировать основные положения организации трудового процесса. Это своеобразная «Конституция», по которой живут все сотрудники.

Специалист по кадровому делопроизводству, под роспись, знакомит всех принятых на работу людей с внутренним трудовым распорядком, еще до подписания всех остальных кадровых бумаг.

Структура предприятия составляется в свободной форме и отражает

  • общее количество подразделений и филиалов фирмы,
  • их состав,
  • должности и количество специалистов, задействованных в работе.

Штатное расписание – это унифицированная форма № Т-3 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В нем отражается

  • приказ, на основании которого создано штатное расписание,
  • период действия (как правило – год),
  • структурные подразделения с индексами и названиями должностей,
  • количество штатных единиц, заложенных в должность,
  • оклады, надбавки,
  • суммарные численность и заработная плата.

регистрация ооо
Как происходит регистрация ООО?
Как оформляется трудовой договор?

На основании вышеперечисленных документов создается Положение об оплате труда, которое разъясняет

  • цели и принципы формирования оплаты труда,
  • порядок расчета,
  • критерии и процедуру оценки труда.

Для сотрудников бухгалтерии и кадровой службы, которые будут иметь отношение к персональным данным служащих, разрабатывается Положение о защите персональных данных работников.

При разветвленной структуре, неизбежно создание филиалов и обособленных подразделений.
Для них создаются отдельные документы: положение о филиале и положение об обособленном подразделении.

Для остальных подразделений, сформированных на территории предприятия, создаются свои положения.

Пример: Положение о бухгалтерии.

Эти документы отражают задачи, функции, права, ответственность и взаимоотношения с другими структурными подразделениями и призваны внести ясность в вопрос трудовых обязанностей того, или иного отдела.

График документооборота отражает взаимодействия подразделений в области перемещения документов.

Пример: в графике отражается полный путь документа, с копиями и ответственными лицами, от заявления до приказа.

Номенклатура дел – это перечень всей документации предприятия. Она представляется

  • в виде таблицы, которая делится по организационному признаку и по степени принадлежности документов к различным отделам организации,
  • отдельным столбцом указываются номера дел и сроки их хранения.

В соответствии с этим документом, происходит перемещение дел с длительными сроками хранения в архивы.

инструкция по кадровому делопроизводству

Основные новшества

Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

  1. Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2021 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
  2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
  3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

ГОСТ по делопроизводству

Стандарт отличается нумерацией реквизитов. Рассмотрим все нововведения более детально.

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

Ответственные за ведение кадрового делопроизводства

Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь.

Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

НАВЫКИ РАБОТЫ В EXCEL

Во многих компаниях работа с ежемесячным планом и фактом по персоналу происходит в таблице Excel. Для проверки навыков работы в этой программе соискателя можно попросить:
• добавить примечание в ячейку С5;
• посчитать сумму ячеек С2-С23;
• вставить формулу в ячейку E2: С2-D2;
• установить фильтр для столбца B;
• поменять формат ячеек;
• закрепить область (первую строку и столбец).

НАВЫКИ РАБОТЫ В 1С ЗАРПЛАТА И КАДРЫ

Используя личные данные своих родственников, друзей, необходимо оформить прием на работу текущим числом в штат ООО «Лидер» директора, главного бухгалтера, маркетолога и юриста. Данные лица должны быть:
• приняты на основное место работы;
• приняты на полную ставку;
• система оплаты – простая повременная по окладу (по дням);
• график работы – основной;
• характер работы – на постоянной основе;
• режим труда – полный рабочий день.

Удачи в оценке талантов!

Читайте также

Камское устье – жемчужина Татарстана

Йошкар-Ола — город с европейской архитектурой, «маленькая Венеция»

Скалы и водопад — удивительные природные достопримечательности для Кировской области, на которые обязательно нужно посмотреть

Что такое инструкция по кадровому делопроизводству и для чего необходима

Закон не содержит однозначный ответ относительного того, необходим ли такой документ или нет. Прямое указание в тексте нормативных актов отсутствует.

Вместо этого на работодателя возложен ряд обязанностей в сфере кадрового, бухгалтерского делопроизводства, невыполнение которых является нарушением.

Так, ст. 21 ТК РФ определяет право администрации предприятий создавать внутренние (локальные) правовые акты, которые призваны упорядочить определенные правоотношения внутри компании, ввести своеобразные алгоритмы, обеспечить однообразие действий.

Инструкция по кадровому делопроизводству – это локальный правовой акт, разрабатываемый и утверждаемый предприятием в целях оптимизации действий, выполняемых в процессе приёма кандидатов на должность, увольнения, оформления отпусков и других операций по работе с персоналом.

Инструкцией обычно предусматривается:

  • Круг лиц, ответственных за ведение кадрового делопроизводства (если компания располагает филиалами, следует указать, каким образом оформляются процессы в них, как подразделение должно взаимодействовать по вопросам управления персоналом).
  • Алгоритм операций, то есть что необходимо сделать, к примеру, в случае прогула работника и т.д.
  • Перечень внутренних, типовых документов, примеры их заполнения.

Обычно управление персоналом осуществляется отделом кадров предприятия. Наряду с рассматриваемой инструкцией должно быть утверждено положение данного подразделения, должностные инструкции кадровых работников.

При осуществлении кадрового делопроизводства инспекторы должны выполнять, прежде всего, условия трудового договора и ДИ. Рассматриваемая инструкция выступает не рекомендательным, а обязательным документом, следовать которому обязан каждый сотрудник.

Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.

Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией.

Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector