Biznesivlast.ru

Бизнес и Власть
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Руководители организаций достаточно часто любят принимать на работу, требующую разъездов, человека с личным автомобилем. Для самой компании это как минимум проще — не требуется приобретать и держать на балансе транспортные средства. Расходы на транспорт сводятся к компенсации ГСМ и амортизации автомобиля работника. Напомним, как начисляется компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году, в каком порядке производятся выплаты согласно закону, облагаются ли они НДФЛ.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Фото: pxhere.com

Основания для выплат

Статья 188 российского Трудового кодекса определяет, что в случае использования гражданином в процессе работы персонального имущества, включая автомобиль, он может рассчитывать на определенные выплаты (при условии, что предварительное согласие на это дал работодатель):

  • компенсация, которая начисляется за использование имущества;
  • компенсационная выплата за износ персонального имущества;
  • возмещение расходов, которые были вызваны необходимостью эксплуатации имущества в рабочих целях.

Если речь идет про компенсацию, предусмотренную за использование транспорта, принадлежащего работнику, то обычно ее размер является фиксированным и не зависит от количества календарных дней в месяце. Однако, за те периоды, когда сотрудник находился на больничном или в отпуске, компенсация не начисляется.

Сумма компенсации по договоренности может быть выше законодательной нормы, о чем должно быть сказано в договоре.

В разных видах договоров информация может отображаться в разном виде:

Образец технического паспорта автомобиля

Образец технического паспорта автомобиля

Какие расходы подлежат возмещению

Обязательной оплате подлежат:

  • текущий ремонт машины (оплачиваются только процедуры, которые потребовались во время использования ТС организацией);
  • плановое и внеплановое техническое обслуживание;
  • амортизация ТС;
  • стоимость парковочных мест; .
Читать еще:  Доверенность от юридического лица физическому лицу. Образец 2022

Если ТС берется организацией в аренду, то дополнительно оплачивается:

  • стоимость полиса страхования ОСАГО;
  • траты на содержание автомобиля;
  • оплата нанесенного вреда третьим сторонам, например, при дорожно-транспортных происшествиях.

ВАЖНО! Если работник не предоставил чеки или квитанции с автозаправочной станции, то производится списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях без возмещения их стоимости.

Указанные траты являются обязательным к оплате. Перечень может дополняться соответствующими пунктами договора, оформляемого между владельцем авто и предприятием, по обоюдному согласию.

  • обстоятельства использования машины по служебной необходимости;
  • периодичность применения авто.
  • на автомобиль, включая техпаспорт и свидетельство о постановке на учет;
  • путевой лист;
  • чеки, другие документы, подтверждающие расходы сотрудника на машину.

Заявление на компенсацию за использование личного автомобиля образец

  • номер технического паспорта авто;
  • технические характеристики транспортного средства;
  • сумма дотации;
  • основание предоставления компенсации – ссылка документ, который был заключен с гражданином;
  • обоснование размера выделяемой суммы.

В документе указывают срок выдачи денег. Обычно средства предоставляют до конца текущего месяца.

Приказ предоставляется работнику для ознакомления под роспись. Ставя подпись в документе, гражданин дает согласие на получение указанной суммы в установленные сроки.

Когда все формальности соблюдены, приказ передается в бухгалтерию. На его основании сотруднику предоставляют деньги.

  • сотрудник не трудоустроен в организации;
  • предоставление неполного пакета документов;
  • гражданин отказывается предоставлять чеки, другие документы, подтверждающие наличие, размер расходов;
  • был установлен факт применения машины в служебное время в личной цели.

Как подтвердить компенсацию?

Как уже отмечалось выше, компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но только в рамках сумм оговоренных трудовым соглашением. Но чтобы подтвердить льготный тип выплаты, нужно подготовить такие документы:

  1. Соглашение между сотрудником и предприятием об использовании личного транспортного средства работника. Это должно быть отдельное дополнение к трудовому договору.

Обратите внимание! Когда вопрос аренды личного автомобиля сотрудника возникает еще на стадии его приема на работу, то условия можно сразу внести в договор.

  1. Копия свидетельства, подтверждающая факт регистрации ТС. Важно помнить, что компенсация выплачивается только за личное имущество работника. Ну а в ситуации, когда сотрудник использует в личных целях авто, которым он управляет по доверенности, есть разногласия. Одни письма контролирующих органов оговариваю такую возможность, другие разъяснения запрещают подобные схемы.
  2. Отчеты о служебных поездках. Возможны такие варианты:
  • Когда расчет производится с учетом километража рабочих поездок, нужно обязательно оформлять путевые листы. Расчет километража можно проводить на основании показателей одометра авто, показаний GPS-навигатора и иных приборов контроля.
  • Компенсация платится на основании данных по «служебному» пробегу, в фиксированном виде, тогда можно взять любые документы для подтверждения. Это может быть маршрутный лист, журнал учета рабочих поездок.

Обратите внимание! В ситуации, когда вы применяете для учета служебных поездок личные формы документов, в них нужно учесть все реквизиты первичного документа. Кроме того, бланки должны быть утверждены учетной политикой организации. Об этом говорит п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 ФЗ № 129 от 21.11.96 «О бухгалтерском учете».

  1. Чеки, накладные, квитанции и другие бумаги, которыми подтверждается размер затрат. Это может быть квитанция об оплате места на стоянке, чек на погашение ГСМ расходов. Эти документы сотрудник может подавать вместе с заявлением на возврат расходов, можно использовать и авансовый отчет. Затраты могут быть возвращены, исходя из:
  • фактических расходов ГСМ на норму 100 км «рабочего» пробега;
  • нормативов Министерства транспорта;
  • норм расхода ГСМ, учтенных в технической документации.
  1. Бланк расчета. Порядок расчета должен быть предусмотрен в дополнении к трудовому договору. Общие условия включают в методику организации. Конкретные цифры нужно предусмотреть в расчетном листе, приказе или соглашении к договору.

Обратите внимание! Должное внимание нужно уделить правильному оформлению документов для возмещения компенсации. Из-за нечетких формулировок, ошибок в документации могут быть произведены доначисления НДФЛ, страховых взносов.

Заключение договора аренды

Есть еще один способ оформить эксплуатацию собственного транспорта на работе — заключить договор аренды. В этом случае работник-арендодатель предоставляет организации-арендатору личный автомобиль во временное пользование за установленную плату. По договору арендодатель оказывает своими силами услуги по управлению автомобилем и по его техническому обслуживанию (статья 632 ГК РФ). Но управлять таким арендованным ТС вправе любой сотрудник организации. При условии, что в полисе ОСАГО указано неограниченное число водителей.

Читать еще:  Как посчитать неустойку за каждый день просрочки?

Дополнительный договор компенсации затрат за использование личного транспорта при аренде не заключается, все условия прописывают в договоре аренды. При аренде выплачивается не возмещение расходов, а арендная плата. Этот вариант оформления выгоден для сторон, но не всегда удобен при разовых поездках.

Вопрос № 1. Допускается ли заключать соглашение об использовании личного ТС для перемещения лица в рабочее время в устной форме?

Предусмотрена только письменная форма соглашения между сторонами.

Вопрос № 2. Кто является плательщиком транспортного налога личного ТС работника, используемого в служебных целях?

Плательщиком транспортного налога признается собственник ТС или лицо, получившие имущество по доверенности (ст. 357 НК РФ). Компания, привлекающая ТС, не несет обязанности перед бюджетом.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector