Biznesivlast.ru

Бизнес и Власть
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Правила оформления и образец книги учета движения трудовых книжек

В журнал учета трудовых книжек вписывается информация о трудовых всех физических лиц, которые трудоустроены в организации. Вносит информацию в книгу ответственный сотрудник, который документально оформляет прием на работу и увольнение в организации. Это может быть специалист по кадрам, бухгалтер, делопроизводитель или любое другое лицо, назначенное соответствующим приказом руководителя.

Ответственный сотрудник обязан вносить в книгу такие сведения:

  • принятие трудовой книжки от сотрудника, оформляемого на предприятие;
  • оформление книжки для работника, который трудоустраивается впервые;
  • оформление дубликатов трудовых;
  • выдача вкладышей;
  • возврат под роспись книжки при увольнении.

Что представляет собой документ

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — это своеобразный регистр, основным предназначением которого является накопление сведений о передаче ТК от работников работодателю с последующим их возвращением законным владельцам.

Журнал должен иметь установленную Постановлением Российского Министерства Труда форму и соответствовать правилам оформления, закрепленным законодательно. Несоблюдение правил ведения данного документа является основанием для привлечения уполномоченного лица к юридической ответственности.

Для чего нужна книга

Документ требуется для фиксации фактов:

  1. Передачи ТК руководителю предприятия.
  2. Оформления ТК для работника, который устраивается на работу в первый раз.
  3. Выдачи дубликата.
  4. Оформления нового вкладыша.
  5. Выдачи ТК в связи с увольнением.

Наличие на предприятии данного документа обеспечивает порядок в работе с трудовыми книжками, способствует определению ответственности в случае их утери.

Согласно правительственному Постановлению № 225 работодатель обязан не только иметь журнал, но и придерживаться правил хранения и внесения данных. Вместе с книгой учета работодатель должен вести расходно-приходную книгу, предназначением которой является фиксация сведений о документах, приобретенных за счет предприятия.

Скачать для просмотра и печати:

Кто ведет книгу

Полномочиями на ведение журнала, как правило, наделяются:

  • сотрудники кадрового отдела;
  • бухгалтеры;
  • менеджеры по персоналу.

Процедура назначения такого сотрудника предусматривает выдачу соответствующего приказа, на основании которого он приступает к выполнению своих обязательств.

Полезно знать! Особых требований к оформлению приказа законодательством не предусмотрено, главное, чтобы он включал данные о личности ответственного сотрудника и детальный перечень его полномочий.

Замена ответственного лица

При необходимости замены лица, ответственного за ведение книги, к примеру, в случае его увольнения или перевода на другую должность, составляется акт приема-передачи документов. В бланк акта вносится полный перечень документации, подлежащей передаче.

Уполномоченного сотрудника в обязательном порядке знакомят с ответственностью, которая наступает вследствие нарушения правил ведения документов строгой отчетности, в число которых входит книга учета.


Полезная информация

Что делать с испорченным журналом?

  1. Такой журнал подлежит обязательной замене, которая сопровождается оформлением акта с указанием причины порчи и лица, ответственного за восстановление утраченных данных.
  2. Далее формируется новая книга, в которую нужно занести сведения о всех сотрудниках, которые на момент создания нового журнала трудоустроены в данной организации.
Читать еще:  Должник в деле о банкротстве

Новый журнал заводят лишь после того, как закончился старый, по аналогичным правилам. Нумеровать листы в новом документе предлагается двумя способами: либо с 1 листа, либо со следующего за последним номером в старом журнале.

Возможны ситуации, когда сотруднику или судебным инстанциям требуется выписка из журнала учета трудовых книжек. Выписка оформляется в специальном бланке и проходит регистрацию в качестве исходящей документации; содержит следующие сведения:

  • Выходные данные организации;
  • Данные, которые непосредственно касаются трудовой книжки работника в виде таблицы.

Книга учета движения трудовых книжек

Задача последнего — обеспечить грамотный учет и сохранность трудовых книжек. Сделать это можно при соблюдении установленных требований к данному процессу. Предъявляются определенные требования к месту хранения, условия хранения, установлены четки правила заполнения документа, а также введен обязательный регистрационный учет трудовых документов.

Если в компании есть работники, то должна быть и книга учета трудовых книжек. Она может быть запрошена проверяющими структурами, отсутствие такого журнала влечет за собой административную ответственность.

Нюансы

При заполнении журнала учета трудовых могут быть допущены ошибки. Законодательство разрешает их исправлять. Если есть место, неправильная запись перечеркивается одной чертой, делается правильная и ставится надпись «Исправленному верить». Тем не менее желательно использовать порядок внесения исправления, предусмотренный для самих трудовых. То есть отдельной строкой делается отметка «Запись №… недействительна», а ниже записывается правильная информация. При этом первоначальная запись остается не зачеркнутой.

Что будет, если не вести данный журнал

Несмотря на то, что этот Журнал является регистром для учета строгих бланков, наказание, в частности, за его отсутствие довольно суровое:

Наказание за отсутствие Журнала учета трудовых книжек

  • для предпринимателей и должностных лиц штраф составляет от 1000 до 5000 рублей;
  • а для организаций – от 30000 до 50000 рублей.

Кроме того, если будет выявлено данное нарушение повторно, то с учетом ранее предъявленного штрафа:

  • должностному лицу грозит наказание на сумму от 10тыс. до 20тыс. рублей, или дисквалификацией от 1 года до 3-х лет;
  • предпринимателя накажут на сумму от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;
  • организации придется выплатить от 50 тыс. до 70 тыс. рублей!

Поэтому стоит ли рассуждать: нужно или нет заполнять Журнал учета трудовых книжек?!

Правила оформления и оборота трудовых книжек рассмотрены в следующем видеосюжете:

Руководство как заполнить и заверить журнал учета трудовых книжек

На фото обложка журнала учета движения трудовых книжек

В соответствии со всеми правилами и нормативными актами руководство компании-работодателя обязано вести контроль и учет передвижения всей документации, которая регламентирует и отражает трудовую деятельность специалиста, пришедшего на ту или иную вакансию. Именно в этом юридическом документе имеются все сведения относительно всех бывших местах приема на работу. В том случае, если трудовая книжка сотрудника имеет специальный вкладыш, то в соответствии с теми же нормативными актами, он должен быть учтен и зарегистрирован. Наличие журнала учета и его ведение является обязательством любой компании, занимающейся трудовой деятельностью на территории Российской Федерации. Причем этот момент совершенно не зависит ни от юридической формы собственности, ни от количества сотрудников и масштабности компании. Читайте инструкцию как вносить исправления в трудовой книжке .

Читать еще:  Как прописать в муниципальную квартиру супруга без согласия соседей

Порядок учета, ведения и хранения

На основании правил заполнения журнала учета движения трудовых в ней должно быть размещено тринадцать граф. При этом необходимо будет соблюдать ряд самых простых правил. Все эти графы обозначаются в соответствии с определенным порядковым номером:

  • №1 – это регистрационный номер документа (трудовой или вкладыша) причем нужно отметить, что эти два документа регистрируются подряд, невозможно их разделять;
  • №2-4 – это сведения о дате принятия сотрудника на предприятие. Эти данные указывают без каких-либо сокращений специально арабскими цифрами. Зачастую в различных документах можно увидеть различия по этому пункту. В соответствии с трудовым законодательством на сотрудника необходимо будет завести трудовую книжку в том случае, если специалист отработал в компании не менее пяти рабочих дней. Вводят данный документ в течение одной недели – это постановление регламентируется правилами и нормативными актами, принятыми на государственном уровне. Чтобы в будущем не возникало разночтений в журнале учета указывают дату приема специалиста на должность. Читайте инструкцию как открыть парикмахерскую с нуля пошагово на этой странице.
  • №5 – указывается фамилия, имя и отчество специалиста без каких-либо сокращений;
  • №6 – в этой графе прописывают номер и серию документа.
  • №7 – в соответствии с расписанием штатного характера указывается должность сотрудника;
  • №8 – название подразделения на предприятии или в компании;
  • №9 – дата и номерной знак документа, на основании которого специалиста берут на работу;
  • №10 – роспись сотрудника отдела кадров;
  • №11 – указывается сумма денежных средств, которые были внесены в счет оплаты заполняемого бланка. Этот пункт заполняют тогда, когда работодатель выдает абсолютно пустой бланк специалисту, пришедшему устраиваться на работу.

В том случае, если на собрании руководитель принял решение о безвозмездной выдаче бланков, то эта графа остается полностью пустой.

p, blockquote 3,0,0,0,0 —>

Две колонки, расположенные в самом конце. Заполняют только в том случае, если владельца трудовой увольняют:

  • №12 – дата увольнения специалиста;
  • №13 – подпись специалиста.

Временной период хранения журнала усыновлен на законодательном уровне и составляет около 75 лет. Существуют весьма строгие требования относительно самого журнала. По той причине, что период использования данного акта весьма длителен. Его необходимо будет обернуть в специальную толстую обложку и прошить нитками. После этого документ учета помещают в архив. После прошивки на последнюю страницу журнала выводят оба конца нитки. Их после этого специально заклеивают кусочком бумаги прямоугольной формы. Что такое диверсификация и обзор видов здесь: https://biz-faq.ru/baza-znanij/spravochnik-terminov/chto-takoe-diversifikaciya-i-obzor-vidov.html.
Специалист отдела кадров проставляет на этой бумажке число страниц журнала и дату. В обязательном порядке ее заверяют печатью организации и подписью руководителя компании.
Стоит с особой внимательностью относится к правилам оформления и хранения данного журнала. В будущем, в отделе кадров могут произойти изменения, как следствие заниматься журналом будут разные люди. Только нормированное заполнение и его ведение гарантирует нормальную работу компании. Очень важно, чтобы в данном отделе работали грамотные специалисты, хорошо подготовленные в юридическом плане.

Читать еще:  Как составить соглашение о расторжении договора подряда. Образец. Скачать.

p, blockquote 5,1,0,0,0 —>

Книга учета

Заполнение журнала учета движения трудовых книжек выполняется специалистом отдела кадров или руководителем предприятия, если такой отдел в данной компании упрощен или работает удаленно. Читайте инструкцию как заверить копию трудовой книжки.

p, blockquote 6,0,0,0,0 —>

Ведение этой книги происходит по специальной форме. В ней указывается дата начала и окончания всего рабочего периода. В нем хранятся сведения о всех трудовых книжках сотрудников данной организации. Указывают все данные о книжках и вкладышах. Все это отмечают в отдельной строчке.

На снимке журнал учета движения образец заполнения пример №2

p, blockquote 7,0,0,0,0 —>

Акт приема передачи

На сегодняшний день невозможно перемещать документ контролирующий трудовую деятельность физического лица свободно, так как хочется его владельцу. Специально для этого собирают комиссию. Ответственность за передачу документ будет лежать на членах этой комиссии. Причем необходимо отметить, что специально для этого составляют акт передачи трудовой.

p, blockquote 8,0,0,1,0 —>

Предварительно проверяют все документы и их правильность. Затем составляют специальный перечень документов, которые хранились в архиве предприятия. Самый сложный момент при этом – это непосредственное оформление акта приемки. Выдача на руки этого акта не производится. Ознакомиться с руководством как прошивать и заверять документы можно здесь.

Пример акта приема и передачи трудовых книжек

p, blockquote 9,0,0,0,0 —>

Видео

Смотрите на видео как заверить книгу движения трудовых книжек:

p, blockquote 10,0,0,0,0 —>

В соответствии с российским законодательством вся документация, которая в той или иной мере несет сведения относительно трудовой деятельность физического лица, должна храниться в специально отведенных местах. Некоторые документы, такие как трудовая книжка требуют особого отношения. Этот документ может быть весьма полезен во многих случаях. К нему необходимо относится бережно.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector