Biznesivlast.ru

Бизнес и Власть
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2021 году (образец)

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2021 году (образец)?

В нашей статье мы поговорим о единственном способе, с помощью которого можно доказать, что человек ранее проработал тот или иной промежуток времени. Подробно расскажем о том, как правильно заверить копию трудовой книжки в 2021 году и куда обращаться за выпиской. Приведем в пример актуальные образцы.

Как правильно заверяется копия трудовой по новому ГОСТУ в 2021 году, смотрите в видео в начале статьи.

Где можно заверить копию трудовой?

Процесс заверения зависит от того, где храниться трудовая книжка. Это может быть:

  1. Отдел кадров, или непосредственно у руководителя предприятия. На мелких предприятиях это может быть даже бухгалтер. (Именно этот вариант мы и будем рассматривать);
  2. Если работник не оформлен официально, то трудовая книжка хранится дома. (В этом случае, копия делается в нотариальной конторе).

Новые правила заверения трудовых книжек

1 июля 2018 года начали действовать новые правила заверения и хранения трудовых книжек. До июля текущего года действовали правила оформления от 2003 г.

Для заверение трудовой книжки необходимо сделать ксерокопию каждой страницы оригинала документа, на которых производились записи. Иногда требуется подтверждение стажа конкретного промежутка времени. Допустимо сделать ксерокопию именно этих страниц. Если Вы решили отсканировать документ, а потом распечатать, обратите внимание, чтобы масштаб документа оставался прежним.

Допускается вариант набора нужной информации на компьютере, а потом выполняется процедура заверение. Такой вариант оформления послужного списка должен устраивать организацию, затребовавшую документ.

Для заверения на копии указывается:

  • подпись «копия верна» или «верно» необходимо ставить на каждой странице и ниже крайнего указанного рабочего места с подписью и указанием должности сотрудника, ответственного за выдачу документов;

Пример образца подписи:

Инспектор отдела кадров Личная роспись А. В. Петров

  • после записей должна быть пометка, что сотрудник по-прежнему официально трудоустроен на предприятии;
  • дата заверения оригинала документа;
  • заверение (печать организации) главы предприятия или бухгалтерии;
  • место нахождения оригинала документа (нововведение ГОСТа 2017 года)

В качестве места хранения должна быть указана организация, отдел, личное дело сотрудника, если таковое есть. Если предприятие небольшое, и хранит документы сотрудников в общей папке, в сейфе указание номера дела не требуется.

Подлинник документа находится в ООО «Альфа», в деле № 527 от 12.06.2015.

Печать организации должна как бы фиксировать копию, расположенную на бумаге и должна стоять на каждой странице

Далее аналогично ГОСТу 2003 года все листы ксерокопий сшиваются, нитка выводится на последний лист, проклеивается маленьким листочком с указанием числа страниц, росписью кадровика, бухгалтера или руководителя организации. Нумерация страниц осуществляется сверху и по центру, расстояние от края листа должно быть более 1 см.

Читать еще:  Как выписать человека из квартиры без его согласия если я собственник

Копии для пользования внутри рабочей организации можно оформлять по старым ГОСТам, т.е. без указания места нахождения оригинала.

Правила оформления копии документа

Чтобы дубликат имел юридическую значимость, его требуется верно заверить. Для этого есть определенные правила официального заверения копии трудовой книжки.

Во-первых, выполняется копирование всех листов, на которых есть запись. Первым листом считаются основные сведения ее владельца.

Заверить документ можно двумя способами:

  • каждую страницу по отдельности;
  • вместе все документы, заранее их скрепив.

При первом варианте все необходимые отметки делаются на каждом листе. При втором варианте документы сшиваются, на место скрепления приклеивается небольшой лист бумаги – пломба, на которой делаются все отметки.

Прошивка листов

Правильная прошивка листов

Страницы сшиваются по левому краю. В данном случае страницы нумеруются, а на пломбе пишется количество. При постановке печати необходимо учитывать, что оттиск должен затрагивать пломбу и страницу документа.

Копия содержит обязательные отметки. К ним относятся:

  • запись «Верно»/«Копия верна»;
  • должность сотрудника, сделавшего дубликат;
  • его подпись;
  • дата выдачи дубликата;
  • запись в образце трудовой книжке «работает по настоящее время»;
  • отметка о месте хранения подлинника.

Важно! При несоблюдении последнего пункта, так же как и всех остальных, копия считается недействительной.

Отметка «Верно» или «Копия верна» может быть поставлена как с помощью специального оттиска, так и вручную. Законом данный пункт не ограничивается.

Форма оттиска

В организациях с большим документооборотом обычно используется оттиск

При наличии печати у юридического лица или предпринимателя ставится штамп. Согласно положениям Письма ФНС от 28 февраля 2006 г. № 28-10/15239 у организации или предпринимательства может отсутствовать печать на законных основаниях. В таком случае документы также имеют юридическую силу.

Наиболее распространенные ошибки

В силу того, что новый ГОСТ относительно заверения трудовых книжек только начал свое действие, в настоящее время сохраняется достаточно большое количество ошибок при заверении такого типа документов. К числу наиболее распространенных относятся:

  • отсутствие отметки о месте хранения оригинала заверяемого документа;
  • неправильное расположение штампа печати организации (захватывается подпись и расшифровка на копиях, которые не предназначаются для ФНС России);
  • допущены какие-либо исправления в формулировках, в том числе если произошла ошибка в написании какого-либо слова;
  • на самой копии исправлены какие-либо сведения, которые не были исправлены в оригинале документа.

В том случае, если была допущена какая-либо из таких ошибок, потребуется снять заново копию с документа и заверить его в соответствии с установленными требованиями, так как, в противном случае, документы могут попросту не принять у предоставляющего их лица в силу того, что они будут считаться недействительными. Однако следует помнить о том, что если в саму трудовую книжку были внесены какие-либо изменения, то заверять копию придется снова, так как копия потеряет свою силу действия.

Читать еще:  Куда жаловаться на участкового

Образец заверенной копии трудовой книжки

Для того чтобы минимизировать возможные ошибки, допускаемые сотрудниками кадровых подразделений и приравненных к ним лиц, можно изготовить специальный штамп, в котором изменению будут подлежать только дата его проставления, а также сведения о лице, осуществившем заверение.

Возможные недочеты

Как правильно заверить трудовую книжку важно разобраться не только специалистам, но и самим работникам. Ведь предоставленные копии могут содержать ошибки, о которых следует узнать заранее. Самыми распространенными из них выделяют:

Трудовая

  • Подпись директора или управляющего отделом проставлена не на всех листах. Причина обычно скрывается в невнимательности уполномоченного сотрудника, который спешит и не смотрит на обратные стороны документа.
  • Отсутствие в некоторых местах отметки «копия верна». Такое бывает и при нотариальном заверении документа, когда страницы слипаются между собой при прошивке.
  • Подписал листы специалист, не имеющий на это полномочий. На это следует обращать особо пристальное внимание, так как не все сотрудники отдела кадров могут выдавать копии документов.
  • Нет надписи, что человек числится на момент выдачи в штате предприятия.
  • Нет записи, позволяющей идентифицировать место нахождения документа, с которого была произведена копия.
  • Штамп или печать не задевает изображение на бумаге, и находится целиком на чистом участке.

Зная все нюансы оформления копии, можно получить действительный документ за один раз, который не потребуется переделывать в будущем. Поэтому на них следует обратить внимание сразу после выдачи готового результата на руки, независимо от того, нотариус выдал его или кадровая служба.

Как прошить и пронумеровать копию

Подготовленные листы нумеруются и сшиваются, опечатать нитки наклейкой из прямоугольника бумаги размером примерно 4 — 6 см., ставится отметка «Верно. Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» и указывается количество листов. Также проставляется дата и подпись (с расшифровкой) того лица, которое заверило документ.

Верно. Прошито, пронумеровано и скреплено печатью

Если же листы копий не сшиты между собой, то заверение (Верно, должность, подпись, ФИО, дата, место хранения при необходимости) должно быть на каждом листе.

Новый ГОСТ вносит некоторые качественные изменения в обязательные реквизиты бланков кадровых документов. В связи с этим придется обновить регламент кадрового документооборота и привести его в соответствие с новым правилами.

Читать еще:  Легкий вред здоровью при дтп компенсация сумма практика

Гриф ограниченного доступа

Это новый реквизит, он указывается на документе, не предназначенном для разглашения, а используемом только по прямому назначению. В регламенте по делопроизводству следует прописать вариант использования этого грифа.

Можно применять такие формулировки: «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Для служебного пользования» и другие.

Также можно добавить номер экземпляра и прочие сведения. Отметка проставляется в правом верхнем углу документа.

Адресат

Если письмо отправляется через интернет, то в бланк необходимо внести адрес электронной почты получателя. Оформляя корреспонденцию, которая предназначается руководящему лицу, перед фамилией можно поставить сокращения «г-ну» или «г-же».

Наименование подразделения

Наименование структурного подразделения — должено располагаться следом за наименованием компании в бланках писем и документов филиалов, представительств и других подразделений компании. Ставится он прописными буквами, например «ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ».

Автор документа

На бланках руководителей региональных и муниципальных офисов после наименования компании нужно указать автора документа. Вид записи — прописные буквы: «ДИРЕКТОР».

Электронная подпись

В соответствии с частью 2 статьи 6 закона 63-ФЗ, если на электронном документе стоит отметка о его подписании электронной подписью, он имеет силу бумажного оригинала. Отметку нужно проставить там, где на бумажном варианте была бы поставлена «живая» подпись. Отметка должна быть четкой и содержать все необходимые реквизиты (пример на изображении ниже).

Типичные ошибки при заверении копии трудовой книжки

Наиболее распространенными ошибками в процессе заверения копии трудовой книжки являются такие:

    штамп «Копия» проставляется только на последнем листе, где размещается бланк с количеством страниц и печать компании. Правильным будет отметить штампом каждый лист заверяемого документа, а итоговые записи обозначить в конце;
  • на последнем листе не стоит печать компании;
  • отсутствует надпись о том, что субъект в настоящее время является трудоустроенным на конкретном предприятии. Несмотря на то, что данное требование не является обязательным, рекомендуется проставлять указанную надпись;
  • проставляется только ФИО или только должность заверяющего субъекта;
  • ответственное лицо не имеет соответствующих полномочий по заверению подобных документов;
  • с 01.07.2018г. ошибкой также считается отсутствие приписки о месте хранения подлинника;
  • печать на последней странице проставлена таким образом, что не касается непосредственной копии документа.

Таким образом, нововведения 2020 года в части заверения копий трудовых книжек не столь масштабны, но достаточно существенны и могут повлечь отказ в их приеме. Руководителям компаний необходимо ознакомиться с новыми правилами и в дальнейшем не игнорировать установленных норм.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector